Powodzenie konferencji zależy od wielu elementów. Czy osiągnie się tworzone rezultaty, zależy m.in. od tego które wyselekcjonujemy sale konferencyjne, jak ułożymy program i czy uczestnicy sumiennie przygotują się do tematu. Jeżeli poszukujesz sali szkoleniowej lub też konferencyjnej, zobacz wynajem sal szkoleniowych. Sala konferencyjny muszą być porządnie oświetlona i przewietrzana, by uczestnicy nie zasypiali i byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien odnaleźć się projektor, dobra tablica (najodpowiedniej interaktywna). Program konferencji także powinien być odpowiednio ułożony, tak aby nie zmuszać uczestników do przesadnego wysiłku.
Powinny być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Największe wymagania są oczywiście w stosunku do uczestników zebrania, bowiem od nich zależy czy określone cele zostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozstrzygnięcia danego kłopotu. Uczestnicy wygłaszający referaty powinni się należycie przygotować, prezentacje muszą być interesujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje są w stanie być przerywane przez zajęcia odprężające oraz integrujące robotników, np. paintball czy też inne gry zespołowe.
W wyposażenie sal konferencyjnych ma obowiązek wchodzić sprzęt audiowizualny i dostęp do Internetu. Istotną rzeczą jest także oświetlenie sali tak, aby uczestnik mógł bez problemu coś przeczytać lub też napisać. Podczas tych czynności nie ma obowiązek tworzyć się cień bądź odblask. W sali powinna być też szansę powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się też rzutniki. Znaczącą rzeczą są również gniazda elektryczne oraz telefoniczne. Dzisiejsze sale posiadają klimatyzację.
